孫正義を「10秒」で納得させる資料作りの極意：日経ビジネスオンライン
－－10秒で納得してもらうためにほかにはどんなことが大事ですか。
三木：説明する時間が少ししかないので、A4サイズ1枚にまとめることも大事です。A3にまとめる手法を薦める人もいますが、A3は大き過ぎてどこから読んでいいか分かりません。A4ならパッと見て大体30秒で中身が分かります。A3は情報量の割に人間に大きな負荷をかけます。
パワーポイントで何十ページもある資料を作る人がいますが、何を言いたいかが分からないことが多い。本当に言いたいことが、資料の後ろの方に付けたアペンディックスに書いてあることもあります。通したいのであれば、結論は絶対最初に書かないといけない。話すポイントは3つに絞り、それぞれ20文字ぐらいで説明を記述する。10秒で伝えられることは限られるし、たくさん書いてあると人間の理解が追いつきません。
忙しい決済者に説明するための苦労はどこでも同じですね。
あと、
－－資料は会社の成長をも大きく左右すると。
三木：そうです。1人の上司のための資料を作ってはいけません。上司の気まぐれによって、「通る」「通らない」が決まることだってあります。「いや、何かちょっと違うんだよね」と訳が分からないことを言われて、振り回されるだけです。
だから、僕は、目線を2段上に上げて資料を作ることを提唱しています。例えば、自分が課長だとしたら、部長ではなく、さらにその上の執行役員や取締役の目線で資料を作る。そうやって、組織のため、会社のために必要だと思われる資料、数字の裏づけをもって説明できる資料を作れば、組織としていい方向に向かっていくはずです。結果的に1つ上の上司も「そうだね」と納得してくれるでしょう。
見せるたびに違うポイントを指摘してくる人もいますね。 「そこは前回と変わってないんですけど。一度に言ってくれよ」と思ってしまいます。