「日報」を使った営業管理がなぜかうまくいかないワケ : J-CAST会社ウォッチ
営業担当者の日々の行動は、どう管理されていますか――。クライアントの現場調査でこう尋ねると、「活動内容を書かせた『日報』を毎日提出させています」という答えが非常に多く返ってきます。その使いみちは「部下の担当先の進捗チェック」が主なもの。
そこで少し意地悪をして、「Ａさんの日報の、昨日のチェックポイントは何でしたか？」と尋ねると、たいていの管理者は「うーん、ちょっと個別の具体的な内容までハッキリと覚えていないのですが…」という感じで、答えに窮してしまうのです。
これは何を意味しているのか。せっかく作った日報も、パラパラと読み飛ばしが普通。回覧検印を押すだけで、ほとんど読まれずじまいのひどい職場もあるということなのです。
知り合いの営業コンサルティング会社が複数のクライアント先を対象に調査したところ、日報の内容を基に部下へ日々フィードバックしている管理者の比率は、5％にも満たなかったそうです。
部下だって、管理者が日報を一生懸命読んでいないことくらいお見通しです。とりあえずイイことを書いておけとばかり、完全なウソではなくても、かなり甘い判断で「先方好感触」「もうひと押し」みたいなことを平気で書き連ねたりすることにもなります。
ウチの職場でもそうですよ。 課長の要請で、メンバーには日報を書いてもらってますが、正直言って役立っているとは言えません。
コミュニケーションのきっかけとしては、有用なツールだと思います。
日報に書かれた文字情報は正確性を欠くし、すべてを書き込ませるのも非効率だ。文字を「目」で追いかけるのではなく、自ら部下から情報を引き出して、より有用な情報を「耳」で仕入れる必要があると。
そこで、部下に対して「日報は時間をかけず、簡潔に書いて」と頼みました。時間がなければ、訪問先と面談時間だけでもＯＫ。帰店後にそれを提出させ、一人ひとりと直接面談。私からあれこれ尋ね、訪問先名が書き込まれた日報に、私が情報を書き込んでいくことにしたのです。
相対で突っ込んだ質問をすることで、担当者はいい加減な報告ができなくなりました。管理者は、個別先の状況を十分に把握でき、どのタイミングで同行訪問すべきかなども図りやすくなります。これで初めて本当に「営業管理」をしていると実感できたものです。
ウチではスケジュールソフトを使っているので、週初めに一週間分の予定を入れてもらい、毎日の仕事終わりに実績ベースに更新してもらっています。 結果もできるだけ書いてくれるようお願いしています。
それを日報に抽出するのは、自分がやることに変更しました。 結果を詳しく聞きたい場合は、自分の方から質問します。
２つ目は、「減点主義」に陥らないように注意すること。自分の耳で聞いた情報がどんなに悪いものであっても、それを減点材料にするなら、担当者は悪い情報を隠そうとして本当の情報は得られなくなってしまいます。
悪い情報は管理者の責任として受け止め、いかに解決するかに専心することです。逆に良い情報はどんどん「加点主義」で評価し、本人に直接伝えること。それが日報ヒアリングをうまく運ぶ大きなポイントです。
３つ目は、担当者に媚びないこと。嫌われないよう遠慮していては、指導の半分も伝えられなくなってしまい、部下の能力アップやチームの実力向上が実現できません。人間誰しも悪役にはなりたくないものですが、担当者やチームの成長を考え、「褒める時は褒め、叱るときは叱る」をしっかりと実践しなくてはならないのです。
日報に限りませんが、色眼鏡で見たりせずにフラットに接するのって大事ですね。